Сложно поверить, но буквально десять лет назад, слово "резюме" для многих соискателей казалось чем-то экзотичным. Сейчас же процесс принятия на работу без этого документа немыслим. Успешные кандидаты знают не только, как грамотно описать свои навыки и расставить приоритеты в этом презентационном материале, но и как правильно его оформить, каким шрифтом и кеглем при этом пользоваться. Но далеко не все используют другой доступный инструмент собственного продвижения - сопроводительное письмо. По сей день многие соискатели не могут определить, нужно ли оно вообще.
Как учат многие бизнес-тренеры, наш успех в делах во многом определяется личными отношениями, теми симпатиями или антипатиями, которые возникают при коммуникациях. Процесс трудоустройства - не исключение. Чтобы получить работу, мало быть просто хорошим специалистом, нужно еще и понравиться работодателю. И в стремлении добиться этой цели люди обычно идут двумя путями: напролом, минуя условности, или растекаются мыслию по древу. Первые напрочь игнорируют такую возможность, как написание сопроводительных писем... и часто проигрывают. Вторые - с удовольствием ее используют... и проигрывают тоже. В чем же дело?
Помните гениальную сцену из кинофильма «Служебный роман», когда Новосельцев пытается «приударить» за Людмилой Прокофьевной? «Хочется произвести на вас хорошее впечатление», - говорит Новосельцев. - «Вам это удалось», - отвечает удивленная Людмила Прокофьевна. - «Усилить хочется». Как мы помним, последующие попытки Новосельцева читать стихи, петь и танцевать имели прямо противоположный эффект, и если бы дело происходило не в романтической комедии, а в реальности, то оно бы точно закончилось не служебным романом, а увольнением. Так и кандидаты, бывает, увлекаются настолько, что выходят за границы допустимого, и вместо того, чтобы понравиться работодателю, вызывают в нем лишь отторжение. Воспринимая сопроводительное письмо как нечто менее официальное, чем резюме, они «отрываются» на полную катушку, демонстрируя сразу все свои таланты.
Поэтому прежде, чем перейти к ответу на вопрос, заданный чуть выше, для начала нужно определиться, что такое сопроводительное письмо - официальный документ или веселенькая агитационная листовка? Мнение карьерных консультантов на этот счет однозначно. «Сопроводительное письмо - компактный документ, необходимый для начальной коммуникации с работодателем», - дает определение карьерный консультант Татьяна Носова. И, разумеется, как всякий документ, оно имеет свои принципы составления.
Два типа сопроводительных писем
На практике встречаются два типа сопроводительных писем. Условно их можно обозначить как собственно сопроводительные письма и «сопроводительные записки». Вторые, как следует из названия, представляют собой коротенькие приписочки к резюме. Как правило, их посылают без особой цели привлечь к себе внимание, а просто вместо приветствия. Сопроводительные записки могут состоять всего из пары слов, например «Привет. Высылаю свое резюме» или«Здравствуйте, мое резюме в приложенном файле».
Собственно сопроводительное письмо - документ, назначение которого заинтересовать работодателя, убедить его просмотреть резюме и, в конечном итоге,пригласить на собеседование.
Правил написания сопроводительных записок не существует - по той простой причине, что «записки», хотя и очень часто встречаются на практике, не являются классическими вариантами сопроводительных писем и, будем честными, практически никому и никогда не помогают в трудоустройстве. Для собственно сопроводительных писем HR-специалисты и карьерные консультанты выделяют несколько правил.
- Во-первых, объем.
Предпочтительны 5-7 предложений в два, максимум три абзаца. Многие эксперты сходятся на мнении, что сопроводительное письмо длиннее 3 абзацев в худшем случае просто не будут читать. В лучшем случае - пробегут глазами. В любом случае цель - привлечь внимание работодателя - не будет достигнута.
- Во-вторых, содержание.
Сопроводительное письмо ни в коем случае не должно дублировать резюме, а содержать некие дополнительные сведения о кандидате, которые привлекли бы работодателя. В идеале - объяснили бы ему, какую именно пользу для компании представляет данный конкретный кандидат, вплетя это в контекст деятельности самой компании и тем самым показав свою осведомленность в вопросах ее бизнеса. Если резюме далеко от совершенства, то в сопроводительном письме допустимо восполнить пробелы и объяснить, к примеру, причину увольнения с предыдущего места работы или перерыва в трудовой деятельности. В отдельных случаях можно построить сопроводительное письмо, отталкиваясь от факта, который свидетельствует против вас. Например, когда вы посылаете письмо на должность специалиста с опытом от пяти лет, а у вас за плечами только три года. Но этим приемом нужно пользоваться очень умело, иначе можно все испортить. Что касается данного примера, то здесь можно посоветовать использовать такую фразу «Мой опыт работы очень емкий, за три года я освоил навыки, на приобретение которых некоторые специалисты тратят пять лет».
- В-третьих, язык и стиль.
В сопроводительном письме допустим только официально-деловой стиль. В письме не должно быть никакой фамильярности, сленговых и просторечных выражений, смайликов и других подобных вещей. В то же время не стоит перегружать сопроводительное письмо сложными конструкциями и терминами, ведь его, скорее всего, будет читать не специалист, работающий по одному направлению с вами, а менеджер по работе с персоналом, который может не разбираться в тонкостях вашей профессии. Широту кругозора и уровень интеллекта лучше приберечь для собеседования.
- В-четвертых, композиция.
В стандартном сопроводительном письме из 5-7 фраз первый или первый и второй абзац должны быть посвящены минипрезентации, в которой кандидат подчеркивает свои умения и выгоду, которую может получить компания, пригласив его на работу. В последнем абзаце нужно обязательно поблагодарить адресата за внимание и подчеркнуть свою готовность к личной встрече. Можно проявить инициативу и сообщить о своем намерении связаться в определенный срок с работодателем, чтобы уточнить решение относительно своего резюме.
Непридуманные истории
Единства мнений о том, нужно или не нужно писать сопроводительные письма, среди HR-специалистов не существует. Одни говорят о том, что всегда внимательно читают письма, другие - о том, что только просматривают их, третьи - что не обращают на них внимания, так как вся основная информация о кандидате содержится в резюме. Никакой закономерности не прослеживается ни в уровне позиций, ни в отраслях, ни в компаниях. Специалисты по подбору персонала признают, что сопроводительное письмо может сыграть свою роль. А может и не сыграть. Наталья Куркчи, партнер рекрутинговой компании Antal Russia, рассказывает: «Если резюме хорошее, его заметят и без сопроводительного письма. Если специалист достаточно долго работал на одном месте, если прослеживается поступательное развитие в компании, его и так пригласят на собеседование. Однако если у соискателя был какой-то неудачный переход или резюме не совсем профильное, то сопроводительное письмо нужно, чтобы убедить работодателя рассмотреть именно его кандидатуру. Цель сопроводительного письма - донести такую мысль: "Несмотря на... я очень хочу работать именно в Вашей компании. Я подхожу на данную вакансию потому что...". В моей практике неоднократно происходили такие ситуации, когда, увидев только резюме, я не пригласила бы человека на интервью, но в сопроводительном письме было написано: "Я делал то-то, и у меня есть особенный опыт в такой-то сфере", что было весомой причиной потратить время и пригласить кандидата на личную встречу. Если в сопроводительном письме чувствуется желание изменить ситуацию, ты просто понимаешь, что человек сможет этого добиться».
Хотелось бы привести несколько показательных примеров. Однажды Николай (это и все последующие имена изменены), специалист в области веб-дизайна отправил резюме в одну из крупных компаний. У него не было оснований полагать, что на данный момент в компании есть интересные для него вакансии, и он послал резюме наудачу, снабдив его сопроводительной запиской следующего содержания «Здравствуйте, меня зовут Николай. Возможно, Вас заинтересует мое резюме дизайнера, если в компании есть соответствующие вакансии». Сопроводительное письмо не являло собой шедевр, но резюме Николая было настолько впечатляющим, что через несколько дней он работал в компании в должности начальника отдела дизайна.
Молодая девушка по имени Анна пыталась попасть в компанию своей мечты. У нее был неплохой опыт работы по специальности, все необходимые навыки и знания для успешной работы. Кроме того, в компании были открыты соответствующие вакансии. Девушка дополнила свое резюме сопроводительным письмом, написанным по строгим законам жанра, рассказав, какой вклад она бы могла внести в компанию и подчеркнув свои достоинства. Однако никакого отклика она не получила. Через некоторое время, поработав в другом месте, и дополнив свое резюме новой строчкой, она послала его в компанию мечты еще раз, написав новое сопроводительное письмо, в котором выгодно подчеркнула вновь приобретенные навыки и возможную пользу для компании. Но ответа не было и на этот раз. Девушка не отчаялась и спустя несколько месяцев попытала счастья еще раз с переделанным сопроводительным письмом, написанным все в той же вежливой и убедительной манере, с описанием выгод работодателя от ее присутствия в компании. На этот раз она добилась своего: ее взяли на работу.
Для Антона сопроводительное письмо всегда было лишним атрибутом. Откликаясь на резюме, молодой человек каждый раз отправлял в разные компании один и тот же текст «Здравствуйте, меня зовут Антон. Прошу рассмотреть мое резюме на предлагаемую вакансию. Готов предоставить о себе более подробную информацию и ответить на Ваши вопросы». За прошлый год молодой человек сменил три работы.
Не ключ, но инструмент
Так что же сыграло решающее роль в каждом описанном случае - сопроводительное письмо, красивое резюме, упорство или все сразу? Нельзя однозначно ответить на этот вопрос. Каждый случай индивидуален, ведь никогда нельзя знать доподлинно, кто именно будет принимать решение пригласить кандидата на собеседование, будет ли этот человек читать сопроводительное письмо и даже будет ли он внимательно читать резюме. Универсальных советов, которые бы подходили всем, нет. Ведь сопроводительное письмо - не панацея от безработицы, а просто еще один инструмент. Пользоваться ими или нет - каждый решает для себя. Если вы считаете, что сопроводительное письмо - это пустая трата времени, не тратьте его, ведь вы при этом вряд ли напишете что-то стоящее. Если считаете, что это вас шанс продвинуться - дерзайте. Если считаете, что ваш шанс получить работу - это креатив, нарушайте все правила и креативьте! Делайте все это сразу и по очереди, но только не стойте на месте. И даже если вас учили всегда быть скромным и стучаться в дверь, иногда все-таки стоит вспоминать о наличии окна и печной трубы.
