Каждая организация стремится к снижению своих затрат. Один из вариантов возможной экономии - делегирование некоторых вспомогательных функций внешним исполнителям, то есть передача дел на аутсорсинг. В аутсорсинг отдают ведение бухгалтерской отчетности, юридическое обслуживание, кадровое делопроизводство. Как правильно передать кадровое делопроизводство другой организации? Какие на этом пути могут встретиться подводные камни и как их обойти?

Как заключить договор на аутсорсинг

Если ваша организация приняла решение о ведении кадрового делопроизводства привлеченной организацией, вы столкнетесь с проблемой правильного оформления договора. Прежде всего это связано с тем, что по аутсорсингу нет законодательной базы.

Возможным вариантом заключения договора на аутсорсинг может быть гражданско-правовой договор подряда*(1) или договор возмездного оказания услуг*(2). Если вам нужно, чтобы фирма-исполнитель организовала кадровое делопроизводство вашей компании, а в дальнейшем вы планируете вести его самостоятельно, то можно заключить договор подряда. Если необходимо, чтобы организация-исполнитель постоянно предоставляла вам услуги по оформлению кадровых документов, то лучше заключить договор возмездного оказания услуг.

На что обратить внимание

Перед заключением договора на аутсорсинг необходимо издать приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней фирме (образец приказа см. на стр. 42).

Помните, что кадровые документы организации-исполнителю нужно передавать с подробной описью всех документов и оформлять актами приема-передачи документов. В договоре обязательно следует оговорить ответственность организации, предоставляющей услуги, за возможные ошибки, допущенные при ведении кадрового делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность возмещать возможные суммы штрафных санкций, в том числе и за нарушение трудового законодательства.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью "Трансвуд" ООО "Трансвуд"

Приказ

01.06.2006 N 42

Москва

О передаче функций по ведению кадрового делопроизводства

В связи с договором с ООО "Персоналконсалт" от 01.06.2006 N 87,

Приказываю:

1. Передать функции по ведению кадрового делопроизводства ООО "Персоналконсалт".

2. Начальнику юридического отдела Мироновой О.Н. совместно с начальником отдела кадров Зубаревой Е.В. подготовить в соответствии с действующим законодательством дополнение к Положению о защите персональных данных работников.

...

Генеральный директор Полунин А.Г. Полунин

С приказом ознакомлены:

Миронова О.Н. Миронова

01.06.2006

Зубарева Е.В. Зубарева

01.06.2006

Передача прав на ведение трудовых книжек

Правилами ведения и хранения трудовых книжек*(3) на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. В соответствии с указанными Правилами работодатель должен назначить приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек*(4). В законодательстве не сказано, что данное лицо должно являться работником организации. Следовательно, можно назначить ответственным и лицо, не работающее в вашей организации постоянно. Но в этом случае необходимо будет дополнительно оформить доверенность на лицо, уполномоченное для оформления трудовых книжек.

Если в договоре с компанией, оказывающей услуги по кадровому делопроизводству, будет указана такая услуга, как ведение трудовых книжек, то сторонний кадровик будет заполнять трудовые книжки и подписывать их на основании доверенности, выданной ему организацией-работодателем.

Защита персональных данных

Обязанности работодателя по защите персональных данных работника определены в главе 14 Трудового кодекса. И в соответствии со статьей 87 ТК РФ в каждой организации обязательно должен быть локальный нормативный акт, устанавливающий порядок хранения и использовании персональных данных работника. Называется такой документ Положение о защите персональных данных работника.

Перед заключением договора на аутсорсинг организация - передающая сторона должна обязательно составить к указанному Положению дополнение. В дополнении нужно предусмотреть возможность обработки персональных данных работников другой организацией. Статья 88 Трудового кодекса разрешает доступ к персональным данным работника только специально уполномоченным лицам. Поэтому вам необходимо будет получить письменное согласие работников на то, что оформлением их личных карточек и трудовых книжек будет заниматься не работодатель, а наемное юридическое лицо (см. образец уведомления на стр. 44).

Образец

Уведомление

2 июня 2006 г. N 17 Пузыреву Антону Николаевичу

Москва

Просим Вас выразить свое письменное согласие на обработку Ваших персональных данных (в том числе оформление трудовой книжки и личной карточки) сотрудниками ООО "Персоналконсалт" в соответствии с договором оказания услуг.

Согласно договору оказания услуг N 87 от 1 июня 2006 года, ООО "Персоналконсалт" обязуется соблюдать конфиденциальность в отношении Ваших персональных данных и использовать полученные персональные данные только в целях, для которых они предоставлены - для ведения кадрового делопроизводства и оформления документов о трудовом стаже.

ООО "Трансвуд"

Генеральный директор Полунин А.Г. Полунин

С передачей персональных данных в ООО "Персоналконсалт" согласен:

────────────────── ──────────────────────

(подпись) (расшифровка подписи)

────────────────── ──────────────────────

(должность) (дата)

Если не соблюдать нормы трудового законодательства, касающиеся запрета сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, к организации-работодателю могут быть применены административная и уголовная ответственность. Что же касается фирмы, ведущей кадровое делопроизводство по договору аутсорсинга, то в случае нарушения ею конфиденциальности в отношении предоставленных данных организация-заказчик может применить к ней меры гражданско-правовой ответственности согласно заключенным договорам.

Конфиденциальность информации

Кроме того, заключая с фирмой-исполнителем договор на аутсорсинг, обязательно включите в него раздел о конфиденциальности в отношении передаваемой информации и не только персональных данных сотрудников. Существует риск, что по договору аутсорсинга информация, составляющая коммерческую тайну организации, становится доступной новому партнеру. Поэтому необходимо вспомнить еще о некоторых законодательных документах и учесть их при составлении текста договора на аутсорсинг.

В первую очередь это Федеральные законы "О коммерческой тайне"*(5) и "Об информации, информатизации и защите информации"*(6). За нарушение норм, установленных этими законами, предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Если говорить о преимуществах аутсорсинга, то, безусловно, основное его достоинство - это экономия затрат организации. Снижение затрат достигается за счет различных факторов, главные из которых - сокращение рабочих мест и отсутствие затрат на компьютерное обеспечение. Другим не менее важным достоинством аутсорсинга является возможность сосредоточиться на основном бизнесе, исключив временные потери на так называемые обслуживающие, "второстепенные" функции.

Главным недостатком передачи некоторых видов работ сторонней организации является то, что фирма-исполнитель уносит с собой ценнейшую информацию. Прежде всего, речь идет о получении доступа к базе данных на сотрудников, работающих в вашей компании. А во времена хэндхантеров это может нанести серьезный урон вашей фирме. У некоторых организаций специфика деятельности может быть такова, что передача личных данных сотрудников сторонней фирме просто недопустима.

Еще один недостаток - могут возникать ситуации, когда одной или другой стороне срочно требуется тот или иной кадровый документ. Не всегда возможно оперативно передать нужную бумагу.

Право каждого работодателя сделать свой выбор. Кто-то предпочтет иметь в своем штате постоянного сотрудника, ежедневно, оперативно и комплексно решающего повседневные задачи, стоящие перед организацией. Кто-то выбирает кадровика напрокат и, скинув часть наиболее рутинной работы, освобождает время для других дел.

Принимая решение о передаче функций кадрового делопроизводства, в каждом конкретном случае нужно учитывать структуру и объем деятельности организации. Мы уверены, что этот материал поможет вам определиться с выбором и достичь лучших результатов в работе.

С. Рогоцкая,

юрист, эксперт журнала "Кадровое дело"

"Кадровое дело", N 6, июнь 2006 г.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) По договору подряда исполнитель обязуется выполнить по заданию заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику.

*(2) По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги или вести определенную деятельность.

*(3) Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

*(4) Образец приказа см. N 5, 2006, стр. 40.

*(5) Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ.

*(6) Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ.